W biurze rachunkowym z Wrocławia odezwał się telefon.
— Księgowa, słucham?
— Dzień dobry, tu Mirka. Mówiła pani, że w razie „W” mam do pani dzwonić, więc dzwonię. Pilnie potrzebuję pani pomocy…
— Dzień dobry. Co się dzieje?
— Jak dobrze pani wie, tydzień temu zaczęłam działalność. Chociaż trafił się fajny klient, boję się wystawić mu fakturę VAT…
— Dlaczego się pani boi? Trzeba się cieszyć, że jest klient!
— Tak, tylko że on może nie zapłacić za moje usługi. To znaczy wystawię mu fakturę, wykonam zlecenie, a on za nią nie zapłaci. Nie dość, że będę w plecy z czasem, który spożytkuję na to zlecenie, a jest tego sporo do roboty, to jeszcze będę musiała zapłacić podatek naliczony z tej faktury. Masakra…
— Jest proste rozwiązanie tej sytuacji…
Co księgowa doradziła Mirosławie? O tym za chwilę. Najpierw wyjaśnijmy sobie, jakie różnice występują między fakturą pro forma a fakturą VAT.
1. Czym jest faktura pro forma? Biuro rachunkowe z Wrocławia podaje najważniejsze cechy tego dokumentu
Jakie są najważniejsze cechy faktury pro forma?
- Przede wszystkim jest ona dokumentem handlowym, ofertą przesłaną kontrahentowi, czyli nie generuje zobowiązań prawno-podatkowych.
- W niej zawarte są wszystkie kluczowe informacje służące transakcji: dane stron, data wystawienia, opis usługi bądź produktu, ich ilość, cena jednostkowa, forma płatności, numer rachunku bankowego, numer dokumentu oraz łączna kwota do zapłaty.
- Faktura pro forma jest potwierdzeniem warunków transakcji, to dzięki niej kontrahent pozna szczegóły zamówienia jeszcze przed jego realizacją.
- Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, a tym samym nie można jej ująć w księgach rachunkowych czy zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej.
- Jak już wspomnieliśmy, nie generuje obowiązku podatkowego, zarówno w przypadku podatku dochodowego, jak i VAT-u.
- Świetnie się sprawdza w czasie przygotowania oferty handlowej czy sprzedaży towaru na zamówienie.
2. Czym jest faktura VAT? Biuro rachunkowe z Wrocławia wymienia najważniejsze cechy tego dokumentu
Jakie są najważniejsze cechy faktury VAT?
- Zacznijmy od tego, że faktura VAT jest dokumentem księgowym, który potwierdza faktyczne wykonanie usługi bądź sprzedaży produktu.
- Za jej sprawą powstaje obowiązek podatkowy, czyli musimy uiścić naliczony podatek VAT oraz uwzględnić przychód przy podatku dochodowym.
- Jeśli ta faktura spełnia wymogi formalne, stanowi podstawę do księgowania przychodów oraz kosztów w księgach handlowych.
- Jest ona oficjalnym potwierdzeniem transakcji, które zobowiązuje kontrahenta do jej opłacenia zgodnie z danymi w niej zawartymi.
- Może wystąpić w różnych wariantach, które są zależne od terminu płatności i sposobu realizacji transakcji (przykładowo faktura zaliczkowa, korygująca bądź końcowa).
- Do obowiązkowych elementów na fakturze VAT należą: data wystawienia, kolejny indywidualny numer, nazwa podatnika i nabywcy usług bądź produktów oraz ich adresy, numer NIP podatnika i nabywcy, datę otrzymania zapłaty (jeśli dokonano jej przed sprzedażą i jest różna od daty na fakturze), rodzaj usługi bądź towaru, jego miarę i ilość, cenę jednostkową netto, kwoty wszelkich upustów i obniżek cen, wartość łącznej sprzedaży netto, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto oraz kwotę należności ogółem.
- Tymczasem na fakturze podatnika zwolnionego z VAT-u musi się znaleźć: nazwa firmy sprzedawcy i nabywcy oraz ich NIP-y, ich adres, rodzaj towaru lub usługi, ich cena jednostkowa, miara, ilość oraz zakres wykonanych usług, a także data wystawienia, kolejny numer dokumentu, jak również łączna należność.
3. Jakie są istotne różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT? Biuro rachunkowe z Wrocławia wyjaśnia, czym się różnią oba dokumenty
Czym się różni faktura pro forma od faktury VAT?
- Waga dokumentu. Faktura pro forma pełni funkcję informacyjną, przygotowując klienta na płatności za usługę bądź towar. Tym samym nie generuje obowiązków podatkowych ani nie jest ujęta w księgach handlowych. Faktura VAT dokumentuje natomiast faktyczną sprzedaż i nakłada na nas obowiązek podatkowy, który musimy uwzględnić w deklaracjach. Warto nadmienić, że chociaż faktura pro forma nie jest obowiązkowym dokumentem, klient może ją opłacić. Gdy już to uczyni, musimy wystawić fakturę VAT, która jest obowiązkowym dokumentem (chyba że dokumentujemy sprzedaż w inny sposób).
- Moment wystawienia. Zasadniczo fakturę pro forma powinniśmy wystawić przed wykonaniem usługi bądź dokonaniem sprzedaży towaru. Jak najbardziej na jej podstawie klient może dokonać płatności. Z kolei fakturę VAT możemy wystawić do 30 dni przed wykonaniem usługi czy dostawą towaru, a musimy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi czy dostawy towaru. W ten sposób zyskamy pewność, że dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi oraz poprawnie odzwierciedlają przychody naszej działalności gospodarczej.
- Wystawianie faktur w KSeF-ie. Teraz przejdźmy do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który służy wystawianiu i otrzymywaniu e-faktur. Jego wdrożenie będzie przebiegać w trzech etapach. Otóż od 1 lutego 2026 roku będą musiały go wdrożyć duże firmy, które w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł przychodu. Z kolei od 1 kwietnia 2026 roku ten obowiązek będzie dotyczył pozostałych firm, z wyjątkiem tych najmniejszych, które generują sprzedaż na poziomie do 10 000 zł brutto miesięcznie — te będą miały czas na wdrożenie tego systemu do 1 stycznia 2027 roku. Jak to się ma do faktury pro forma i faktury VAT? Otóż faktury pro forma nie będziemy wystawiać w KSeF-ie; nadal będziemy mogli samodzielnie generować te dokumenty. Faktury VAT natomiast będzie trzeba wystawiać tylko i wyłącznie za pomocą KSeF-u.
4. Kiedy wystawić fakturę pro forma, a kiedy fakturę VAT? Biuro rachunkowe z Wrocławia wskazuje, kiedy jest zasadne użycie wspomnianych dokumentów
Kiedy wystawić fakturę pro forma, a kiedy fakturę VAT?
- Fakturę pro forma warto przesłać wtedy, kiedy kontrahent złożył zamówienie, ale jeszcze go nie opłacił. Tym samym klient pozna pełną kwotę transakcji i jej warunki. Przykładowo w sklepie internetowym fakturę pro forma możemy wysłać jako potwierdzenie wartości zamówienia przed wysyłką produktów.
- Fakturę VAT wystawimy po dostarczeniu towaru bądź wykonaniu usługi. Dzięki niej sprzedaż zostanie potwierdzona formalnie, co będzie stanowiło podstawę do naliczenia podatku VAT oraz ujęcia transakcji w księgach rachunkowych. Wróćmy do przykładu sklepu internetowego: gdy klient otrzyma fakturę pro forma i na jej podstawie opłaci zamówienie, wtedy wystawimy fakturę VAT i prześlemy opłacony towar.
Podsumowanie: biuro rachunkowe z Wrocławia ujawnia, jaką poradę księgowa udzieliła swojej klientce
Gdy do Mirki zgłosił się poważny kontrahent, dziewczyna przeraziła się, że wystawi fakturę i wykona zlecenie, za które nie otrzyma należności. Nie chciała chodzić potem po sądach, więc bała się wystawić fakturę VAT i podjąć to zlecenie. Przedzwoniła więc do księgowej, aby się jej poradzić.
— Proszę wystawić fakturę pro forma — rzekła księgowa z biura rachunkowego „Ekonomicus” z Wrocławia — a gdy kontrahent za nią zapłaci, wykona pani zlecenie. Po jego realizacji prześle pani klientowi fakturę VAT w terminie wyznaczonym przepisami…
