Definicja. Chociaż dwaj przedsiębiorcy wybrali to samo biuro rachunkowe we Wrocławiu, to każdy z nich wyznawał inną filozofię współpracy z księgową. Jeden dokonał słusznego wyboru, drugi zaś pogrążył się w problemach. Na czym polegała różnica w podejściu do tematu?
Otóż Michał uważał, że skoro płaci, to kancelaria wszystko za niego zrobi, tak aby on mógł się zająć tylko rozwojem firmy. Nie czytał e-maili od księgowej i nie odbierał telefonów. Nie angażował się. Tymczasem Paweł podchodził do tematu inaczej, a mianowicie był proaktywny i nie bał się ani brania odpowiedzialności, ani podejmowania inicjatywy.
Zanim wyjaśnimy, jak się potoczyły ich losy, wskażemy co warto wiedzieć o KSeF-ie…
Co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć o KSeF-ie? Biuro rachunkowe z Wrocławia wymienia 15 kluczowych kwestii związanych z nowym systemem
- Definicja. KSeF jest to po prostu Krajowy System e-Faktur. Dzięki niemu wystawimy, prześlemy, odbierzemy, przejrzymy czy przechowamy ustrukturyzowane faktury elektroniczne, które wyprą ich papierowe odpowiedniczki.
- Terminy. Obowiązek korzystania z KSeF-u wchodzi w trzech etapach: od 1 lutego 2026 roku (jeśli nasza wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł), od 1 kwietnie 2026 roku (jeśli nasz miesięczny przychód przekroczył 10 tys. zł) bądź od 1 stycznia 2027 roku (jeśli nasz miesięczny przychód wynosi poniżej 10 tys. zł).
- Faktury. Będzie obowiązywał jednolity wzór elektronicznej faktury ustrukturyzowanej. Od teraz będziemy mogli wystawiać ją zarówno „ręcznie” z pomocą rządowego systemu, jak i automatycznie, posługując się komercyjnym systemem do fakturowania, z którego być może aktualnie korzystamy. Nie będziemy musieli przekazywać ich kontrahentom w żaden inny sposób jak za pomocą KSeF-u.
- Koszt. Korzystanie z KSeF-u jest darmowe. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) udostępnia bezpłatny program, dzięki któremu wystawimy faktury bezpośrednio w KSeF-ie bądź za pośrednictwem aplikacji KAS „e-mikrofirma”. Jeśli jednak mamy więcej niż 10 faktur miesięcznie, warto rozważyć skorzystanie z komercyjnych programów, które automatyzują fakturowanie i są skonfigurowane z KSeF-em, ale niestety często podlegają opłacie.
- Dostęp. Uzyskanie dostępu do KSeF-u zależy od formy prawnej prowadzonej przez nas działalności. Jeśli mamy jednoosobową działalność gospodarczą, wejście na konto uzyskamy z marszu: wystarczy się zalogować za pomocą profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego. Jeśli prowadzimy przykładowo spółkę z o.o., musimy złożyć do właściwego urzędu skarbowego formularz ZAW-FA, na którym wskażemy osobę z uprawnieniami właścicielskimi. Podmiot podany przez nas będzie mógł logować się do KSeF-u oraz nadawać uprawnienia zarówno pracownikom firmy, jak i biura rachunkowego.
- Tokeny. Są to elektroniczne klucze generowane w KSeF-ie, za sprawą których możemy zintegrować nasz program do wystawiania faktur z KSeF-em. Dzięki nim nie będziemy musieli się ciągle logować do tego systemu za pomocą profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego. Wystarczy, że zalogujemy się do naszego programu sprzedażowego, gdzie wystawimy fakturę, a ta z automatu trafi do KSeF-u.
- Certyfikaty. Od 1 lutego 2026 roku obok tokenów będą dostępne certyfikaty KSeF. Zapewnią one wyższy poziom bezpieczeństwa przy uwierzytelnieniu i autoryzacji połączenia z systemem. Z czasem staną się głównym zabezpieczeniem w KSeF-ie.
- Księgowa. Wśród wielu przedsiębiorców panuje mylne przekonanie, że to biuro rachunkowe odpowiada za wdrożenie KSeF-u. Nic bardziej mylnego! W rewolucyjnych zmianach księgowa co najwyżej może wesprzeć nas w przygotowaniu merytorycznym, wyjaśnić zasady i pomóc we wprowadzeniu nowego systemu.
- Awarie. W przypadku awarii KSeF-u Minister Finansów zamieści w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o czasie jej trwania. Podobne wiadomości poda za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. Jednak jeśli wystąpi całkowita awaria systemu, poinformuje nas o tym przez massmedia, czyli prasę, radio, telewizję czy Internet.
- BIP. W przypadku ogłoszenia awarii w Biuletynie Informacji Publicznej, wystawimy ustrukturyzowane faktury w formie elektronicznej poza KSeF-em, przesyłając je przykładowo na e-maila nabywcy. Taki dokument musimy oznaczyć dwoma kodami QR. Pierwszy z nich, który oznaczymy jako „OFFLINE”, zapewni dostęp do faktury w KSeF-ie oraz weryfikację danych w niej zawartych. Drugi, który oznaczymy jako „CERTYFIKAT”, umożliwi potwierdzenie naszej tożsamości. W ciągu 7 dni od ustania awarii, musimy przesłać te faktury do KSeF-u.
- Massmedia. W przypadku całkowitej awarii KSeF-u ogłoszonej w massmediach, nie musimy wystawiać faktur ustrukturyzowanych zgodnie z odgórnym wzorem. Wypisujemy je w formie elektronicznej bądź papierowej i ani nie przesyłamy ich do KSeF-u po ustaniu awarii, ani nie oznaczamy kodami QR. Do nabywcy przekazujemy listownie bądź e-mailowo.
- Tryb offline. Z tego trybu skorzystamy, gdy będą miały miejsce wcześniej zapowiedziane prace serwisowe w KSeF-ie. W tym czasie wystawimy faktury ustrukturyzowane poza KSeF-em, które prześlemy do tego systemu nie później jak następnego dnia roboczego po przywróceniu jego działania. Jednak jeśli nabywcą jest konsument bądź podmiot zagraniczny, fakturę przekazujemy w uzgodniony z nimi sposób, oznaczając ją dwoma kodami QR.
- Tryb offline24. Jest to opcja dobrowolna, czyli sami zdecydujemy, czy od razu prześlemy fakturę online do KSeF-u, czy może przekażemy z opóźnieniem, skorzystawszy z tego trybu. Ma on szczególne uzasadnienie w sytuacji, gdy szwankuje nasz Internet. Tutaj wystawiamy ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną według odgórnego wzoru, którą najpóźniej następnego dnia roboczego umieszczamy w KSeF-ie. W przypadku awarii systemu ogłoszonej w BIP-ie mamy 7 dni od jej ustania na przesłanie tej faktury, a w przypadku całkowitej awarii już nie musimy jej przesyłać. Jeśli odbiorcą jest konsument bądź podmiot zagraniczny, postępujemy analogicznie jak we wcześniejszym punkcie.
- Mandat. Jeśli bez uzasadnienia nie wystawimy faktury w KSeF-ie, bądź zrobimy to niezgodnie ze wzorem (choć powinniśmy) albo nie prześlemy jej w wyznaczonym terminie, wtedy naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na nas mandat karno-skarbowy w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze (faktura z VAT-em) lub do 18,7% kwoty brutto z faktury (faktura bez VAT-u). Warto wiedzieć, że te sankcje będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku, bo rok 2026 będzie okresem wdrożeniowym.
- Przechowywanie. Gdy wyślemy ustrukturyzowane faktury elektroniczne do KSeF-u, będą one przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym były wystawione. Jeśli nasz okres przedawnienia finansowego — zwykle wynoszący 5 lat, licząc od końca roku, kiedy upłynął termin uiszczenia podatku — wynosi więcej niż dekadę, wtedy mamy obowiązek samodzielnie przechować te faktury w archiwum elektronicznym bądź w formie papierowej, aby móc je udostępnić w czasie kontroli.
Podsumowanie. Biuro rachunkowe z Wrocławia wskazuje, jak się przygotować na KSeF
Dwaj przedsiębiorcy Michał i Paweł, w odmienny sposób przygotowali się do wdrożenia KSeF-u. Otóż Paweł był proaktywny. Czytał e-maile od księgowej, odbierał telefony, przeglądał nadesłane materiały. Zadawał wiele pytań i uzyskiwał merytoryczne odpowiedzi. Wiedział, że chociaż będzie musiał wystawiać faktury w KSeF-ie dopiero od 1 stycznia 2027 roku, to już od 1 lutego 2026 roku będzie je mimo woli pobierał, jeśli przykładowo zatankuje na stacji paliw, która nie wystawi mu papierowej faktury, ale prześle elektroniczną fakturę ustrukturyzowaną do KSeF-u.
Michał był reaktywny. Nie interesował się KSeF-em, bo uważał, że ma jeszcze czas na wdrożenie nowości. Jak bardzo się mylił przekonał się właśnie na początku 2027 roku, kiedy zaczął fakturować z błędami, które wynikały z braku przygotowania do wdrożenia KSeF-u w swojej firmie. Wtedy także naczelnik urzędu skarbowego nałożył na niego karę pieniężną, która niemal doprowadziła go do bankructwa. Na szczęście z pomocą księgowej z biura rachunkowego „Ekonomicus” z Wrocławia wyszedł na prostą i nadrobił zaległości w edukacji związanej z KSeF-em…