Wydarzyło się to w kwietniu bieżącego roku, gdy progi biura rachunkowego z Wrocławia przekroczył podekscytowany przedsiębiorca. Mężczyzna wszedł do gabinetu księgowej i rozsiadł się wygodnie.

— Co pana, panie Zdzisławie, do mnie sprowadza? — zapytała księgowa, odrywając wzrok od ekranu komputera.

— Chciałem panią ostrzec — rzekł mężczyzna — przed tym, co się wydarzy w nowym roku w związku z KSeF-em. Mój szwagier pracuje w Ministerstwie Finansów i przekazał mi poufne informacje na ten temat. Mam nadzieję, że zdoła pani uchronić swoich klientów przed strasznymi rzeczami.

Jakie to straszne rzeczy wydarzą się w 2027 roku? O tym za chwilę. Najpierw wyjaśnijmy sobie, jakie zmiany szykują się w związku z KSeF-em.

Limit 10 000 zł w KSeF-ie. Biuro rachunkowe z Wrocławia informuje, kiedy przestanie on obowiązywać

Jak dobrze wiemy, obowiązek sporządzania dokumentów w KSeF-ie wszedł od 1 lutego 2026 roku dla firm, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż na poziomie przekraczającym 200 mln zł (z VAT). Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku objął on pozostałe działalności. Jednak jeśli suma sprzedaży z danego miesiąca nie przekroczyła u nich 10 000 zł brutto, przymus korzystania z KSeF-u mógł zostać odroczony.

Kiedy przestanie obowiązywać limit 10 000 zł?

• Zacznijmy od tego, co wliczymy do puli 10 000 zł. Otóż są to: faktury VAT bądź bez VAT (które wystawimy dla innych firm), faktury zaliczkowe, końcowe, korygujące czy walutowe (których kwotę brutto przeliczymy na złote).

• Teraz wyjaśnijmy, czego nie musimy wliczać do tego limitu. I tak będą to: faktury wystawione dla osób fizycznych, paragony fiskalne, paragony z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł brutto czy inne faktury uproszczone, chociażby takie jak bilety.

• Jeśli więc będziemy przestrzegać tej zasady, że w danym miesiącu nasza łączna suma faktur sprzedażowych nie przekroczy 10 000 zł brutto, będziemy zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF-ie aż do 1 stycznia 2027 roku.

• Natomiast w przeciwnym razie, jeśli w danym miesiącu przekroczymy ten limit 10 000 zł brutto, momentalnie zostaniemy zmuszeni do wejścia w obowiązkowy KSeF. Oznacza to, że utracimy możliwość wystawiania faktur poza systemem, nawet jeśli w kolejnym miesiącu zmieścimy się w tym limicie.

Kary finansowe od 2027 roku. Biuro rachunkowe z Wrocławia podaje, za co grozi grzywna i ile wynosi 

Chociaż bieżący rok jest czasem łaski, kiedy organy podatkowe nie karzą mandatami za błędy w fakturowaniu, to od nowego roku to się zmieni. W zasadzie od 1 stycznia 2027 roku mogą posypać się kary pieniężne, które na nas nałoży urząd skarbowy, a ich wymiar będzie zależał od tego, czy jesteśmy VAT-owcami, czy też nie. I tak w pierwszym przypadku grzywny mogą osiągnąć do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, a w drugim do 18,7% kwoty należności ogółem.

Za co możemy zostać ukarani?

• Po pierwsze za to, że w ogóle nie wystawimy faktury ustrukturyzowanej w KSeF-ie, pomimo że ciąży na nas taki obowiązek. W zasadzie zwolnieni z tego są tylko ci, którzy zostali wskazani w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.

• Po drugie za to, że w czasie trwania awarii czy niedostępności KSeF-u bądź w przypadku wystawienia faktury w trybie offline24, sporządzimy ją niezgodnie z przyjętym wzorem. I tak każda faktura wypisana poza KSeF-em, także w trybie offline, musi odpowiadać wzorcowi określonemu przez ministra finansów oraz zawierać wszystkie elementy wymagane dla faktury ustrukturyzowanej.

• Po trzecie za to, że faktury wystawionej w trybie offline24, w czasie trwania awarii państwowego systemu bądź jego niedostępności, nie przesłaliśmy w odpowiednim terminie do KSeF-u. Jak najbardziej możemy sporządzić fakturę poza systemem, ale musimy na czas ją przesłać do rządowej platformy. Mamy na to jeden dzień roboczy (jeśli wina leży po naszej stronie) bądź 7 dni od momentu usunięcia awarii (jeśli to system nawalił). 

Zmiany techniczne i formalne w KSeF-ie. Biuro rachunkowe z Wrocławia wymienia osiem niespodzianek, które pojawią się w 2027 roku

Jakiś czas temu, a dokładnie 9 czerwca 2026 roku, Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje z organizacjami zrzeszającymi przedsiębiorców oraz doradcami podatkowymi. Za ich sprawą ustalono pakiet usprawnień, które z jednej strony mają ułatwić życie podmiotom gospodarczym, a z drugiej pomóc organom państwowym w wykrywaniu nadużyć.

Jakie usprawnienia wejdą w KSeF-ie?

• Wydłużenie ważności tokenów autoryzacyjnych. Jak dobrze wiemy, tokeny jako sposób uwierzytelnienia miały wygasnąć z końcem bieżącego roku. Tymczasem ministerstwo tchnęło w nie nowe życie. Otóż nie tylko nadal będą obowiązywać, ale także ich ważność ustawimy na okres od 1 do 365 dni, z możliwością automatycznego odnowienia.

• Nowe oznaczenia faktur. W Aplikacji Podatnika KSeF będziemy mogli oznaczać faktury statusami, takimi jak: „do wyjaśniania”, „do zaksięgowania” czy „nie do zaksięgowania”. To usprawnienie ułatwi wyszukiwanie oraz porządkowanie tych dokumentów.

• Podawanie numeru KSeF faktury w przelewach. Dotyczy to płatności między czynnymi podatnikami VAT-u i służy temu, aby fiskus mógł powiązać fakturę z konkretnym przelewem i wychwycić wszelkie nieprawidłowości.

• Podniesienie limitu liczby zapytań do systemu. Zmiana ta umożliwi nam pobieranie i przesyłanie większej liczby faktur na sekundę. Zadbano o stabilność platformy, aby zwiększenie limitów nie doprowadziło do przegrzania serwerów.

• Ułatwienie zgłaszania poprzez API nadużyć. W przypadku wykrycia próby wyłudzenia czy otrzymania wątpliwej faktury, będziemy mogli zgłosić to za pośrednictwem API bezpośrednio do skarbówki.

• Faktury z kontekstem biznesowym. Dokumenty te będą zawierać dodatkowe informacje, które opiszą okoliczności ich wystawienia.

• Rezygnacja z weryfikacji treści faktur. Proces przesyłania faktur będzie szybszy, bo system sprawdzi jedynie ich poprawność formalno-proceduralną, bez zgłębiania się w ich merytoryczne aspekty.

• Paragon z NIP-em przestanie być fakturą. Mamy tu na myśli paragon do 450 zł z NIP-em nabywcy, który pełnił rolę faktury uproszczonej. Będzie on jedynie potwierdzeniem sprzedaży, bo zniknie możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych.

Podsumowanie. Biuro rachunkowe z Wrocławia wyjaśnia, jakie zmiany czekają przedsiębiorców od 2027 roku

Chcąc odpowiedzieć na powyższe pytanie, powróćmy do historii Zdzisława. Otóż gdy biznesmen zajął miejsce w gabinecie księgowej, a ta podała mu filiżankę kawy, wyjawił poufne informacje, jakie otrzymał od krewnego pracującego w Ministerstwie Finansów:

— Od nowego roku, jeśli jakiś przedsiębiorca źle wystawi fakturę, o szóstej nad ranem odwiedzą go odpowiednie służby. Wyważą drzwi, założą na jego dłonie „srebrne bransoletki” i niczym groźnego bandytę wywiozą na przesłuchanie, skąd trafi za kratki…

Księgowa wybuchła gromkim śmiechem.

— Czemu się pani tak śmieje, przecież nie ma w tym nic do śmiechu…

— Śmieję się — ciągnęła księgowa — bo dziś mamy pierwszego kwietnia, czyli prima aprilis… — No tak — rzekł Zdzisław, odstawiając pustą filiżankę na blat biurka — przejrzała mnie pani na wylot. Oczywiście nie mam żadnych poufnych informacji z Ministerstwa Finansów. Po prostu wpadłem do pani, aby skosztować najlepszej kawy w okolicy, którą częstują w biurze rachunkowym „Ekonomicus” z Wrocławia.