Był piękny listopadowy dzień, gdy progi biura rachunkowego z Wrocławia przekroczyła zapłakana Klaudia. Dziewczyna trzy dni temu z pomocą księgowej założyła jednoosobową działalność gospodarczą. Teraz energicznym krokiem wdarła się do gabinetu księgowej i — siadając przy jej biurku — ukryła twarz w dłoniach. Między jej palcami spływały gęste krople łez…
— Pani Klaudio, co się stało?
— Mam pierwszego klienta! Jest to bardzo poważny kontrahent…
— To chyba trzeba się cieszyć, a nie płakać. Przecież działa pani dopiero od trzech dni…
— Ale ja nie wiem, jak wystawić fakturę w tym całym KSeF-ie… Jeśli jej nie wystawię, stracę to intratne zlecenie…
Dziewczyna zanosiła się płaczem, gdy księgowa podała jej kawę i rzekła:
— Spokojnie, ogarniemy ten temat. Muszę panią uspokoić, że wystawianie faktur w KSeF-ie będzie obowiązkowe dla dużych firm, które w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł obrotu, dopiero od 1 lutego 2026 roku. Dla mniejszych firm KSeF będzie obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku. Dla pozostałych, których łączna wartość sprzedaży wynosi do 10 000 zł brutto miesięcznie, termin ten zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 roku… Jak sama pani widzi, jak na razie nie grozi pani KSeF…
— To mnie pani pocieszyła — odrzekła dziewczyna i z uśmiechem wychyliła filiżankę kawy. Po chwili dodała: — Proszę mi tylko przypomnieć, jak wystawić fakturę…
Księgowa prosto i dokładnie opisała, jak tego dokonać.
1. Jak wystawić fakturę VAT? Biuro rachunkowe z Wrocławia wskazuje, jak krok po kroku wystawić dokument księgowy
Jak krok po kroku wystawić fakturę VAT?
- Po pierwsze wybieramy właściwy program do fakturowania. Możemy skorzystać z tego, który oferuje nasza księgowa, lub posilić się darmowymi wersjami z Internetu. Przez „właściwy program” rozumiemy taki, który jest prosty w obsłudze, ma funkcje automatycznego obliczania VAT-u, umożliwia generowania faktur, gwarantuje bezpieczeństwo danych oraz możliwość integracji z KSeF-em.
- Po drugie uzupełniamy dane sprzedawcy i nabywcy. Tutaj podajemy wszystkie niezbędne informacje, takie jak: nazwy firm, ich adresy oraz NIP-y.
- Po trzecie wpisujemy datę wystawienia faktury oraz datę sprzedaży towaru bądź usługi (czyli datę dostarczenia towaru lub wykonania usługi), jeśli różni się ona od daty wystawienia.
- Po czwarte tworzymy opis towarów bądź usług. Tutaj podajemy nazwę towaru bądź usługi, jego cenę jednostkową netto, ilość oraz jednostkę miary.
- Po piąte obliczamy VAT oraz wartości brutto. Jeśli korzystamy z programu do fakturowania, wystarczy że wprowadzimy odpowiednią stawkę VAT-u, a automatycznie uzyskamy kwotę podatku oraz wartość brutto.
- Po szóste wprowadzamy termin płatności. Podajemy nie tylko termin, w którym nabywca ma uregulować należność, ale także formę płatności (gotówka bądź przelew).
- Po siódme zatwierdzamy i wysyłamy fakturę. Mamy dwie możliwości do wyboru: możemy przesłać nabywcy fakturę w formie elektronicznej (przykładowo w formacie PDF) lub ją wydrukować i przekazać w formie papierowej.
2. Jak wystawić fakturę bez VAT-u? Biuro rachunkowe z Wrocławia wyjaśnia, co jeszcze warto wiedzieć o fakturowaniu
Co warto wiedzieć o wystawianiu faktur?
- Jeśli nie jesteśmy vatowcami, jak najbardziej możemy wystawiać faktury bez VAT-u. Wystarczy, że na takiej fakturze umieścimy informację takiej treści: „Zwolniony z VAT-u na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”. Oczywiście wtedy kwota VAT-u nie pojawi się na fakturze, a kwota netto będzie kwotą brutto usługi bądź towaru.
- Jeśli chodzi o termin płatności, który wpiszemy na fakturze, to zależy on od warunków, jakie ustaliliśmy w umowie z kontrahentem. Z reguły nabywca ma 7, 14, 21 czy 30 dni na zapłatę należności. W przypadku sprzedaży detalicznej termin ten może zbiec się z momentem odbioru towaru bądź wykonania usługi.
- Możemy wystawić fakturę w formie elektronicznej i nie musi być ona podpisana. Ważne jest to, aby była prawidłowo wystawiona i zawierała wszystkie określone prawem elementy, o których powyżej już wspomnieliśmy.
- Zarówno faktury sprzedażowe, jak i kosztowe możemy przechowywać w formie elektronicznej lub papierowej, aby w razie kontroli skarbowej je udostępnić. Okres ich przechowywania wynosi 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku z nich wynikającego.
3. Jak wystawić fakturę w KSeF-ie? Biuro rachunkowe z Wrocławia podpowiada, jak krok po kroku tego dokonać
Jak wystawić fakturę bezpośrednio w systemie KSeF?
- Po pierwsze musimy uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika KSeF. Wtedy uzyskamy dostęp do konta, za pomocą którego będziemy mogli wystawiać faktury sprzedażowe oraz pobierać faktury kosztowe.
- Po drugie musimy zalogować się do systemu i wybrać opcję „Wystaw fakturę”.
- Po trzecie musimy uzupełnić wszystkie dane transakcyjne, takie jak: rodzaj faktury, NIP i pozostałe dane sprzedawcy oraz nabywcy. Musimy także podać jej numer i datę wystawienia oraz sprzedaży, jak również inne dane.
- Po czwarte zatwierdzamy e-fakturę i wysyłamy ją do KSeF-u.
4. Jak wystawić fakturę w systemie zintegrowanym z KSeF-em? Biuro rachunkowe wskazuje, na co zwrócić uwagę
Jak wysłać fakturę do KSeF-u za pośrednictwem swojej aplikacji księgowej?
- Po pierwsze należy się upewnić, czy nasz system do wystawiania faktur jest zintegrowany z KSeF-em. Jeśli tak, wystarczy że uzupełnimy puste pola, zapiszemy fakturę, a następnie prześlemy ją do Krajowego Systemu e-Faktur .
- Po drugie wszystkie faktury będziemy nie tylko wystawiać, ale również odbierać cyfrowo z pomocą KSeF-u. Jeśli mamy świetną aplikację księgową, to ona automatycznie pobierze faktury kosztowe z systemu.
- Po trzecie nie ma już potrzeby przesyłania faktur. Od teraz nie będzie trzeba przesyłać dokumentów, bo nasza księgowa, klienci i urząd skarbowy pobiorą sobie faktury z KSeF-u. To początek końca papierowych faktur oraz tych przesyłanych mailowo…
Podsumowanie: biuro rachunkowe z Wrocławia wyjaśnia, jak wystawić fakturę
Chcąc odpowiedzieć na to pytanie, powróćmy do historii z pierwszego akapitu. Otóż dziewczyna zadała księgowej pytanie, na które usłyszała wyczerpującą odpowiedź…
Jak wystawić fakturę?
- Po pierwsze Klaudia dowiedziała się, że można wystawić fakturę VAT za pomocą aplikacji do księgowości, którą udostępniła jej księgowa.
- Po drugie usłyszała, że gdyby nie była vatowcem, to mogłaby wystawić fakturę bez VAT-u, także z pomocą tej aplikacji bądź samodzielnie, wypisując ją w PDF-ie.
- Po trzecie będzie mogła się zalogować w KSeF-ie i z pomocą tego systemu przesłać fakturę.
- Po czwarte będzie mogła skorzystać ze swojej aplikacji księgowej, którą zintegruje z KSeF-em i z pomocą której będzie przesyłać faktury sprzedażowe oraz pobierać faktury kosztowe.
Czy ta odpowiedź usatysfakcjonowała Klaudię? Oczywiście, że tak! Dziewczyna uspokoiła się, gdy się okazało, że z pomocą aplikacji księgowej — którą otrzymała od biura rachunkowego „Ekonomicus” z Wrocławia — będzie mogła prosto i skutecznie przesyłać swoje faktury do KSeF-u, bez konieczności wysyłania ich bezpośrednio do swoich klientów…
