Gdy Marcin zakładał firmę, od początku postanowił skorzystać z usług biura rachunkowego z Wrocławia. Wolał zatrudnić księgowego niż samodzielnie zajmować się księgowością, gdyż wiedział, że dzięki temu zyska wolną głowę, aby zająć się firmą.
Jednak świetnie zdawał sobie sprawę, że znalezienie dobrego biura księgowego nie jest takie proste, jak się może wydawać. Ten wybór wiąże się z pewnym ryzykiem: za ewentualne błędy księgowego zapłaci nikt inny, tylko przedsiębiorca. Toteż Marcin sporządził listę pięciu kroków, które miały mu pomóc w wyborze świetnej księgowej.
Oprócz tej listy Marcin miał jeszcze tajną broń, która miała mu pomóc podjąć ostateczną decyzję odnośnie do wyboru biura. Co to była za broń? O tym za chwilę. Najpierw poznajmy listę pięciu porad, jak wybrać świetną księgową.
1. Po pierwsze upewnij się, że biuro rachunkowe z Wrocławia cieszy się dobrą opinią
Gdzie zaczerpnąć opinii o biurze księgowym? Oto dwa kluczowe sposoby:
• rekomendacje znajomych: nie jest tajemnicą poliszynela, że znajomi i rodzina są najlepszym i najpewniejszym sposobem weryfikacji usług danej firmy, w tym księgowej. Nawet jeśli sami nie korzystają z usług biura, to być możne znają firmę, która chętnie poleci księgową;
• recenzje Google: niewątpliwie najbardziej wiarygodne opinie w Internecie pochodzą od wujka Google’a, który nie pozwala firmom na usuwanie negatywnych opinii pisanych przez niezadowolonych klientów. Jeśli biuro ma formularz opinii Google, to dobry znak, że nie boi się krytyki ze strony klientów, bo zapewnia dobrą obsługę. Niektóre opinie mogą być pisane na zamówienie, za pieniądze. Jak więc rozpoznać, czy dana opinia jest fałszywa? Otóż cechuje ją schematyczność, brak emocji lub przesadna dbałość o pisownię…
2. Po drugie zweryfikuj, czy biuro rachunkowe z Wrocławia ma stosowne uprawnienia
Usługi księgowe mogą świadczyć osoby spełniające dwa formalne wymagania:
• mają ubezpieczenie OC. Jednak nie zawsze jest ono wymagane, o czym powiemy później. Warto więc samemu zweryfikować, czy biuro je ma oraz jaki jest jego zakres: czy obejmuje usługi, które świadczy nam księgowa;
• nie były karane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa dotyczące finansów i rachunkowości. Oprócz tego mają pełną zdolność do czynności prawnych.
Co wynika z powyższego, obecnie niemal każdy może założyć biuro księgowe, gdyż nie są wymagane dodatkowe uprawnienia, koncesje czy pozwolenia dla księgowego. Tym samym biuro księgowe prowadzi się jak dowolną firmę z nienormowanej branży i podlega ono zwyczajnym kontrolom organu administracji publicznej.
Jak więc sprawdzić, czy mamy do czynienia z rzetelnym biurem? Oto kilka przesłanek, które mogą o tym świadczyć:
• CEiDG: jeśli biuro jest tu zarejestrowane, to dowiemy się, jak długo istnieje na rynku i jak przebiegała jego działalność;
• KRS: pomoże on nam zweryfikować nie tylko to, o czym napisaliśmy w kontekście CEiDG, ale także — jeśli biuro jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością — prześwietlimy jego wyniki finansowe;
• certyfikat ministra finansów: chociaż obowiązek jego posiadania wygasł za sprawą deregulacji niektórych zawodów, to księgowi nadal mogą się nim posługiwać w celu potwierdzenia kwalifikacji zawodowych. Podobnie rzecz się ma odnośnie do świadectwa kwalifikacyjnego. Wykaz księgowych, którzy uzyskali takie uprawnienia przed 10 sierpnia 2014 roku, nadal widnieje na stronie Ministerstwa Finansów;
• stowarzyszenie księgowych: księgowa do niego przynależąca ma legitymację księgową z numerem uprawnień zawodowych, co jest dowodem na to, że ktoś zweryfikował jej kompetencje zawodowe;
• KIBR (Krajowa Izba Biur Rachunkowych): jest to organizacja zrzeszająca aktywne i rzetelne biura rachunkowe.
3. Po trzecie dowiedz się, kto jeszcze korzysta z usług biura rachunkowego z Wrocławia
Jeśli biuro księgowe jest uczciwe, to chętnie przekaże informację, które firmy korzystają z jego usług, gdyż zadowoleni klienci wyrażą na to zgodę. Dzięki temu dowiemy się z pierwszej ręki, czy współpraca przebiega bez zakłóceń oraz jak długo trwa. Szczególnie warto zapytać, czy biuro obsługuje firmy z naszej branży lub posiada doświadczenie w takiej obsłudze. Będzie to dodatkowy plus na korzyść biura.
4. Po czwarte sprawdź, czy biuro rachunkowe z Wrocławia zawarło polisę OC
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, nie każde biuro księgowe musi mieć polisę OC. Obecnie ten obowiązek dotyczy wyłącznie tych księgowych, którzy prowadzą pełną księgowość. Tym samym biura, które wykonują wyłącznie usługi kadrowo-płacowe czy prowadzą uproszczone formy ksiąg podatkowych, nie są zobowiązane do zawarcia polisy ubezpieczeniowej obejmującej zakres usług świadczonych dla klienta.
Gdy już ustalimy, czy biuro ma polisę, to warto się także upewnić, czy jej zakres obejmuje usługi, które będą nam świadczone w ramach obsługi księgowej. Jeśli biuro nie wykupi dodatkowego ubezpieczenia chociażby na uproszczoną księgowość czy kadry i płace, to pozostaniemy bez zabezpieczenia, nawet jeśli księgowy będzie miał podstawową polisę.
Na koniec warto nadmienić, że minimalna suma gwarancyjna w odniesieniu do pojedynczego zdarzenia, na jaką opiewa podstawowa polisa OC dla biura, wynosi 10 000 euro i została ustanowiona na mocy rozporządzenia ministra finansów. Jeśli biuro potrzebuje większej ochrony niż wspomniana suma, może skorzystać z opcji rozszerzonej, którą jest dobrowolne OC nadwyżkowe (nawet do 1 000 000 zł).
OC rozszerzone dla biur księgowych obejmuje m.in.:
• odpowiedzialność na wypadek utraty dokumentów;
• ubezpieczenie kosztów obrony i kosztów postępowań karnoskarbowych;
• naruszenia poufności, zniesławienia lub znieważenia;
• doradztwo w zakresie ubezpieczeń społecznych;
• ubezpieczenie kosztów na wypadek osobistej odpowiedzialności karnoskarbowej;
• ubezpieczenie kosztów postępowań administracyjnych powstałych na skutek naruszenia przepisów RODO oraz cyberprzestępczości.
5. Po piąte dowiedz się, czy biuro rachunkowe z Wrocławia przydzieli ci dobrego księgowego
Oto lista pytań, które pomogą nam zweryfikować, czy mamy do czynienia z dobrym księgowym:
• czy jest zaangażowanym partnerem, a nie tylko „klepaczem dokumentów”?
• czy jest dokładny i uczciwy, dzięki czemu możemy spać spokojnie?
• czy ma wieloletnie doświadczenie zawodowe, szczególnie w obsłudze firm z naszej branży?
• czy potrafi słuchać i oferuje najlepsze rozwiązanie dla klienta?
• czy ma certyfikaty i zaświadczenia, które świadczą o jego nieustannym rozwoju zawodowym?
• czy jest dostępny i szybko odpowiada na pytania?
• czy wytrwale doprowadza sprawy do końca, o czym świadczą wieloletnie współprace z firmami?
• czy potrafi się przyznać do błędów i zaoferować natychmiastowe rozwiązanie?
Czy księgowy odpowiada za błędy?
Powróćmy do historii Marcina z pierwszego akapitu, w której kryje się odpowiedź na powyższe pytanie. Otóż młody przedsiębiorca wiedział doskonale, że w razie zaistnienia błędów w papierach przed fiskusem odpowie on, a nie księgowy. Artykuł 26 ordynacji podatkowej rozwiewa wątpliwości, kto odpowie swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe: otóż przedsiębiorca, nie pracownik biura…
Tym samym, gdy dojdzie do błędów, fiskus pociągnie do odpowiedzialności Marcina. Ten potem będzie mógł dochodzić roszczeń od biura. Dlatego tak ważny jest wybór właściwego biura, z czego świetnie zdawał sobie sprawę młody przedsiębiorca.
W tym celu przygotował sobie listę pięciu kroków, którą zaprezentowaliśmy powyżej, i z jej pomocą wybrał trzy biura godne uwagi. Potem udał się do każdego z nich, aby na miejscu zweryfikować, czy faktycznie ma do czynienia z dobrą księgową, czy może padł ofiarą sprytnego marketingu.
Tej weryfikacji dokonał za pomocą swojej tajnej broni, którą zabrał ze sobą na spotkanie z księgową. Tą bronią była jego żona Julia, a w zasadzie jej kobieca intuicja. Przez całe spotkanie kobieta z wielką uwagą przysłuchiwała się księgowej, obserwowała jej mowę niewerbalną, a potem — gdy się przekonała, że księgowa jest OK — dyskretnie dała znać Marcinowi, żeby skorzystał z jej usług.
W ten oto sposób Marcin z pomocą swej ukochanej żony wybrał biuro rachunkowe „EKONOMICUS” z Wrocławia. Jak się wkrótce przekonał, kolejny raz kobieca intuicja okazała się najlepszym drogowskazem w świecie biznesu. Gdy Marcin powierzył księgowość w dobre ręce zaufanego biura, zyskał święty spokój i czas na rozwój firmy, który przekuł w sukces swojego biznesu.
