Miłosz wybrał biuro rachunkowe we Wrocławiu, które oferowało najtańsze usługi na mieście. Jego radość z oszczędności — było nawet o 50 procent taniej niż u konkurencji — nie trwała jednak zbyt długo. Kilka miesięcy później otrzymał pismo z urzędu skarbowego, w którym grożono mu wysokim mandatem karnym za wykroczenia skarbowe…
Wtedy przedsiębiorca podjął próbę kontaktu z księgową. Chociaż wytrwale do niej dzwonił, telefon nieustannie milczał. W końcu zatelefonował z telefonu swej żony i wtedy księgowa odebrała, gdyż nie spodziewała się usłyszeć Miłosza. Gdy przedstawił jej swój problem, ta odrzekła: „Nic panu na to nie poradzę, to nie moja wina, że wynikły takie komplikacje. Proszę jak najszybciej pokryć należności z własnej kieszeni i nie liczyć na mnie, bo nie mam ubezpieczenia OC biura księgowego…”.
Księgowa się rozłączyła, a Miłosz stał jak rażony piorunem. Nagle zrozumiał, że wybierając najtańsze biuro na mieście, tak naprawdę wybrał najdroższe: za błędy księgowe zapłaci więcej, niż chciał najdroższy księgowy we Wrocławiu… Najbliższe tygodnie przyprawiły go o nieprzespane noce. Biegał od urzędu do urzędu, zajmując się papierologią, zamiast zadbać o swoich klientów. W efekcie ci odeszli do jego konkurencji, zasilając tamtejsze konta firmowe…
Czy Miłoszowi udało się wyjść z opresji? O tym za chwilę. Najpierw odpowiedzmy sobie na pytanie: Jak krok po kroku zmienić księgową we Wrocławiu? Warto nadmienić, że porady te dotyczą przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się w oparciu o księgę przychodów i rozchodów oraz niezatrudniającego pracowników. W innym przypadku proces zmiany biura księgowego może trwać znacznie dłużej…
Krok pierwszy: podjęcie decyzji o zmianie biura rachunkowego z Wrocławia
Kiedy należy zmienić księgową z Wrocławia?
- Księgowa niepoprawnie prowadzi rozliczenia i dokumentację, co w efekcie może poskutkować konsekwencjami karnoskarbowymi dla przedsiębiorcy.
- Księgowa nie chce na mocy pełnomocnictwa reprezentować przedsiębiorcy przed ZUS-em czy skarbówką, pomimo że zobowiązała się do tego w umowie.
- Biuro nie odpowiada na zapytania przedsiębiorcy, ignoruje maile i nie oddzwania albo czyni to po długim czasie, a także udziela zdawkowych odpowiedzi, które nie rozwiązują problemu.
- Przedsiębiorca musi samodzielnie dostarczać papierowe dokumenty do biura w godzinach jego pracy, bez możliwości przesłania ich cyfrowo lub kurierem, a tym samym traci czas i pieniądze.
- Przedsiębiorca nie może sprawdzić na bieżąco, jakie poniósł koszty i jaki wygenerował przychód, skąd się wzięły kwoty podatków, a także nie ma wglądu w historię operacji księgowych, co utrudnia analizę kondycji finansowej firmy.
- Najlepszym czasem na zmianę biura jest moment po zamknięciu okresu rozliczeniowego, opłaceniu wyliczonych podatków i złożeniu deklaracji.
Krok drugi: wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych przez biuro rachunkowe z Wrocławia
Jak wypowiedzieć umowę o świadczenie usług przez księgową?
- Najpierw należy sprawdzić, ile wynosi okres wypowiedzenia umowy z księgową. Jeśli są to trzy miesiące, a my wypowiemy umowę przykładowo 22 kwietnia, jej rozwiązanie nastąpi dopiero z końcem lipca.
- Wypowiedzenie umowy powinno nastąpić w formie pisemnej. Dokument ten musi zawierać dane firmy, datę i miejsce złożenia wypowiedzenia oraz własnoręczny podpis przedsiębiorcy. Jego treść powinna określać, na jakiej podstawie oraz z jakim okresem wypowiedzenia ma być rozwiązywana umowa.
- Wypowiedzenie przedsiębiorca powinien przygotować samodzielnie w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, a następnie poprosić o podpis przedstawiciela biura.
- Warto także zadbać o likwidację pełnomocnictw. Jeśli w dokumencie pełnomocnictwa nie zawarto zapisu, że wygasa ono automatycznie po wypowiedzeniu umowy o świadczenie usług księgowych, to należy tego dokonać na piśmie. I tak pełnomocnictwo złożone w urzędzie skarbowym na formularzu UPL-1 należy odwołać za pomocą formularza OPL-1.
Krok trzeci: zawarcie umowy z nowym biurem rachunkowym z Wrocławia
O co zadbać przed podpisaniem umowy z nową księgową?
- Po pierwsze warto się upewnić, w jakiej formie (telefon, e-mail czy spotkanie w biurze) oraz z jaką częstotliwością (w jakich godzinach i dniach) będzie możliwy kontakt z księgową.
- Po drugie trzeba ustalić, co obejmuje cena usługi: ile dokumentów będzie księgowanych (np. faktury i rachunki) oraz jakie dodatkowe usługi będą świadczone (np. obsługa kadrowo-płacowa czy reprezentowanie klienta przed urzędami).
- Po trzecie należy się dowiedzieć, ile będzie kosztowało księgowanie dodatkowych dokumentów oraz jakie jeszcze usługi oferuje biuro.
- Po czwarte warto ustalić, do kiedy i w jaki sposób przedsiębiorca ma dostarczyć dokumenty księgowe za dany okres, a także czy będzie kara za opóźnienie w ich dostarczeniu.
- Po piąte należy ustalić, w jaki sposób i kiedy biuro księgowe poinformuje o wysokości podatków oraz terminach ich zapłaty.
Krok czwarty: aktualizacja wpisu w CEiDG
Kiedy i jak zaktualizować wpis w CEiDG
- W ciągu 7 dni od zmiany biura przedsiębiorca ma obowiązek złożyć w urzędzie miasta lub gminy wniosek o zmianę danych CEiDG-1.
- W formularzu CEiDG-1 przedsiębiorca powinien w punkcie 01 wpisać datę rozpoczęcia współpracy z nowym biurem księgowym (zgodnie z zapisem w umowie), w punkcie 21 wpisać nazwę i NIP tego biura, a w punkcie 22 wpisać adres przechowywania dokumentacji przez to biuro.
- Jeśli przedsiębiorca nie ma czasu wprowadzić tych zmian, może zlecić ten obowiązek księgowej na mocy pełnomocnictwa.
Krok piąty: odbiór dokumentów ze starego biura rachunkowego z Wrocławia
Jakie dokumenty należy przenieść do nowego biura księgowego?
- Faktury i rachunki.
- Wyciągi bankowe.
- Potwierdzenia zapłaty należności.
- Umowy (np. z pracownikami, zleceniobiorcami, zleceniodawcami, bankami czy leasingowe).
- Sprawozdania finansowe.
- Karty zasiłkowe.
- Karty urlopowe.
- Karty wynagrodzeń pracowników.
- Listy obecności.
- Akta osobowe pracowników.
- Informacje o terminach wpłat dla pracowników.
- Wydruki z księgi przychodów i rozchodów.
- Rejestry VAT zakupów i sprzedaży.
- Ewidencje środków trwałych czy wyposażenia.
- Struktury JPK wraz z potwierdzeniem ich wysłania.
- Deklaracje rozliczeniowe ZUS.
- Deklaracje podatkowe wraz z potwierdzeniem ich wysłania.
Podsumowanie: Jak w pięciu krokach zmienić księgową we Wrocławiu?
Jak przedsiębiorca w pięciu krokach zmienił biuro księgowe?
- W kroku pierwszym ocenił, że nierzetelne prowadzenie rozliczeń przez księgową doprowadziło do kłopotów z fiskusem.
- W kroku drugim spotkał się ze swoją starą księgową i — chociaż okres wypowiedzenia umowy wynosił 3 miesiące — złożył jej propozycję nie do odrzucenia, czyli natychmiastowe rozwiązanie tej umowy za obopólną zgodą, na co księgowa niechętnie przystała.
- W kroku trzecim zawarł umowę z godnym zaufania biurem księgowym, które polecili mu znajomi przedsiębiorcy, a następnie ustalił jasne warunki współpracy, bez żadnych haczyków.
- W kroku czwartym udzielił pełnomocnictwa nowej księgowej, która zaktualizowała wpisy, składając wniosek CEiDG-1.
- W kroku piątym umówił się z poprzednią księgową na przekazanie pełnej dokumentacji, przygotował protokół odbioru, potwierdzający kompletność dokumentacji, a następnie dostarczył ją do nowego biura księgowego.
W ten oto sposób Miłosz znów przesypiał noce, gdyż księgowość była w solidnych rękach, a także wyszedł na prostą z problemami z fiskusem: nowe biuro rachunkowe „Ekonomicus” z Wrocławia reprezentowało go przed urzędem skarbowym, dzięki czemu przedsiębiorca mógł się zająć rozwojem firmy…