W biurze rachunkowym z Wrocławia woń dobrej kawy unosiła się w powietrzu. Naprzeciw siebie siedzieli księgowa oraz młody przedsiębiorca Jakub. Oboje wychylali filiżanki, nasycając się smakiem nektaru.
Chociaż trwali tak w milczeniu, kobieta domyślała się, co sprowadza początkującego biznesmena. W końcu rzekła:
— KSeF?
— Skąd pani wiedziała? Nie wiem, jak wystawiać faktury, aby nie narazić się na mandat karnoskarbowy…
— To jest prostsze, niż się panu wydaje…
— Co ma pani na myśli?
— Jak to co? „Fakturownię”!
Następnie księgowa opowiedziała Jakubowi, jak się zalogować w tym programie i zintegrować go z KSeF-em oraz w jaki sposób z jego pomocą wystawiać faktury.
Jak zacząć korzystać z „Fakturowni”? Biuro rachunkowe z Wrocławia wskazuje, jak zintegrować tę aplikację z KSeF-em
- Krok 1. Założenie konta w „Fakturowni”
Najpierw wchodzimy na witrynę internetową „Fakturowni” i wybieramy opcję „Wypróbuj za darmo”. Potem podajemy swój e-mail i hasło oraz klikamy w „Zarejestruj się”. Wpisujemy nazwę swojego konta i zaznaczamy „Przejdź do programu”.
- Krok 2. Weryfikacja adresu e-mailowego
Teraz przyciskamy kafelek „Zweryfikuj adres e-mail”. Następnie na naszą skrzynkę mailową system przesyła wiadomość zawierającą link aktywacyjny.
- Krok 3. Włączenie dwustopniowej weryfikacji
Tutaj klikamy adres e-mail znajdujący się obok zakładki „Ustawienia”. Rozwinie się lista, z której wybieramy zakładkę „Profil”. Kolejno klikamy przycisk „Edytuj profil/Zmień hasło” i otwiera się formularz służący do edycji danych użytkownika. W nim będziemy mogli włączyć uwierzytelnienie dwuskładnikowe.
- Krok 4. Wprowadzenie firmowych danych
Zanim wystawimy nową fakturę, czas na konfigurację ustawień konta. Po pierwsze uzupełniamy dane firmowe. I tak wejdźmy w „Ustawienia” i wybierzmy „Dane firmy”, które możemy wczytać zarówno ręcznie, jak i skorzystać z bazy GUS.
- Krok 5. Aktywacja dokumentów przychodowych
W tym ruchu wybierzemy dokumenty, które zamierzamy wystawiać. Aby tego dokonać, kliknijmy w „Ustawienia”, potem w „Ustawienia konta” i „Twoje konto”. Pojawi się sekcja „Jakie dokumenty wystawiać”, w której zaznaczmy właściwe dla nas.
- Krok 6. Aktywacja dokumentów kosztowych
Tutaj wchodzimy w „Ustawienia”, następnie w „Ustawienia konta” i pojawi się sekcja „Jakie dokumenty wystawiać”, z której wybierzemy stosowne według naszych potrzeb.
- Krok 7. Ustawienie formatu numeracji dokumentów
Jeśli chcemy wprowadzić własny sposób numeracji faktur, wejdźmy w zakładkę „Ustawienia”, potem „Ustawienia konta” i „Numerowanie”. Jeśli proponowane formaty numerowania nam nie odpowiadają, możemy zrobić własne. W przypadku, gdy zaczynamy pracę z „Fakturownią” w ciągu roku i chcemy kontynuować wcześniejszą numerację, jak najbardziej możemy ją nadać ręcznie w czasie wystawiania pierwszej faktury.
- Krok 8. Uwzględnienie bądź wykluczenie VAT-u
Chociaż „Fakturownia” zaproponuje uwzględnienie podatku VAT w wysokości 23%, oczywiście możemy zmienić zarówno nazwę podatku, jak i jego stawkę czy całkowicie go wyłączyć. Chcąc tego dokonać, kliknijmy w „Ustawienia”, potem „Ustawienia konta”, następnie „Konfiguracja” oraz „Faktury i dokumenty”, gdzie dokonajmy modyfikacji.
- Krok 9. Uzupełnienie bazy klientów i produktów
Nie musimy sami wypisywać tych baz, gdyż za każdym razem, gdy wystawimy fakturę, jej dane zostaną zapamiętane przez system. W momencie, gdy będziemy wystawiać kolejny dokument, te szczegóły zostaną nam zaproponowane do automatycznego uzupełnienia.
- Krok 10. Połączenie „Fakturowni” z KSeF-em
W ostatnim kroku dokonamy uwierzytelnienia, czyli jednorazowego połączenia naszego konta w „Fakturowni” z KSeF-em, tak aby system mógł odbierać i przesyłać faktury w naszym imieniu. Jak tego dokonamy? Otóż z pomocą tej prostej instrukcji: KSeF w Fakturowni — od czego zacząć, prosto i krok po kroku.
Jak wystawić fakturę w „Fakturowni”? Biuro rachunkowe z Wrocławia objaśnia, jak tego dokonać w prostych siedmiu krokach
- Krok 1. Zalogowanie się do „Fakturowni”
Gdy już mamy konto w tym programie, wystarczy że wejdziemy na witrynę internetową. Tutaj zalogujemy się za pomocą e-maila bądź loginu oraz hasła, które wpiszemy w formularzu. Następnie musimy kliknąć niebieski przycisk „ZALOGUJ”.
- Krok 2. Utworzenie nowej faktury
Tutaj mamy dwie możliwości wyboru. Po pierwsze możemy kliknąć w niebieski kafelek z napisem „+ Faktura”, który znajduje się na szczycie lewej kolumny będącej w centrum. Po drugie możemy zaznaczyć zakładkę „Przychody”, która jest usytuowana w lewym górnym rogu programu. Po kliknięciu rozwinie się kolumna, na której wyłoni się opcja „Faktury”, a gdy ją wybierzemy pojawi się „Nowa faktura”.
- Krok 3. Wybór lub dodanie nowego kontrahenta
W kroku trzecim trzeba określić, dla jakiego podmiotu wystawiamy nową fakturę. Tutaj mamy trzy opcje do wyboru, w zależności od tego, jak wygląda sytuacja. Jeśli nasz kontrahent już widnieje w tym programie, wystarczy że w rubryce „Nabywca” określimy czy jest firmą, czy osobą prywatną, a następnie wpiszemy pierwsze litery nazwy. I tak system automatycznie podpowie nam pasujące dane. Gdy tylko klikniemy w zasugerowaną nazwę kontrahenta bądź klienta, z marszu pojawią się pozostałe szczegóły zgodnie z tym, co wcześniej podaliśmy.
W sytuacji, kiedy podmiot nie istnieje w naszej karcie klienta, jego dane musimy uzupełnić ręcznie w polu „Nabywca”. Gdy już je zapiszemy, zostaną dołączone do bazy i kolejnym razem będziemy mogli dodać te detale z automatu.
W przypadku wprowadzania danych firmowych, możemy skorzystać z opcji „Zczytaj dane po NIP, REGON lub KRS”. Po podaniu jednego z wymienionych numerów, system automatycznie uzupełni szczegóły kontrahenta na podstawie informacji z GUS-u.
- Krok 4. Wprowadzenie danych dotyczących produktu
W czwartym kroku musimy podać takie dane jak: nazwę produktu bądź usługi, jego sprzedawaną ilość, jednostkę (przykładowo sztuki) oraz jednostkową cenę netto. Następnie system przeliczy — na podstawie tych danych oraz stawki VAT-u — łączną wartość netto oraz brutto.
Podobnie jak to miało miejsce z danymi kontrahentów, tutaj także mamy dwie możliwości wyboru. Po pierwsze można podać pierwsze litery nazwy produktu, a system automatycznie doda dalsze szczegóły na podstawie informacji zawartych w bazie danych. Po drugie trzeba ręcznie uzupełnić wszystkie dane produktu, a następnie zapisać je na kolejny raz.
- Krok 5. Wybór formy oraz terminu płatności
W piątym kroku ustalamy szczegóły płatności.
Po pierwsze wybieramy formę uiszczenia zapłaty: przelew, karta płatnicza, gotówka, opłata za pobraniem, PayPal i wiele innych.
Po drugie określamy termin, do którego otrzymamy należność: 1 dzień, 7 dni, 14 dni, miesiąc, 90 dni czy inny wybór.
- Krok 6. Zapisanie nowej faktury
Gdy już uzupełnimy wszystkie dane, możemy zatwierdzić utworzenie nowej faktury w systemie. Wystarczy, że klikniemy w przycisk „Zapisz”, który znajduje się u dołu formularza. Wcześniej powinniśmy się jednak upewnić, czy poprawnie wprowadziliśmy te informacje.
- Krok 7. Wysłanie nowej faktury dla klienta bądź kontrahenta
Jeśli jesteśmy zobligowani do wysyłki sprzedaży do KSeF, najpierw tam przesyłamy dokument. Potem możemy wysłać klientowi „wizualizację faktury”, na której już pojawi się nr KSeF. Jeśli nie ślemy do KSeF, wysyłki do klienta dokonamy z poziomu podglądu utworzonej faktury. I tak na pasku u góry strony widnieje koperta z podpisem „Wyślij”. Jeśli nie wpisaliśmy e-maila kontrahenta w karcie klienta, musimy teraz tego dokonać (rubryka „e-mail klienta”). Gdy skorzystamy z checkboxa, możemy przesłać dokument w PDF-ie.
Podsumowanie. Biuro rachunkowe z Wrocławia ujawnia, dlaczego warto skorzystać z „Fakturowni”
Jakieś trzy miesiące później Jakub zjawił się w biurze rachunkowym we Wrocławiu. Księgowa ponownie zaserwowała mu wyborną kawę. Ale tym razem chłopak wychylał filiżankę z wyraźną radością, jakby ktoś ściągnął tonę zmartwień z jego pleców. Księgowa się uśmiechnęła i rzekła:
— O! Widzę, że dobry humor dopisuje… Czy mogę poznać przyczynę?
— „Fakturownia”! I oczywiście najlepsze biuro rachunkowe we Wrocławiu …
