Gdy Marek zdecydował się założyć firmę, nie wynajął biura rachunkowego z Wrocławia, ale samodzielnie zajął się księgowością. Z radością obliczył, ile dzięki tej decyzji zaoszczędzi w skali roku.
Jednak bardzo szybko przekonał się, że była to zła decyzja. Otóż w momencie, gdy jego firma przeżywała rozwój, Marek tonął w księgowości, zamiast stać u steru firmy. Stało się jasne, że dłużej tak nie pociągnie.
Jaką decyzję podjął Marek? Czy wynajął biuro księgowe, a może zatrudnił na etat księgową? O tym za chwilę. Najpierw odpowiedzmy na pytanie z tytułu artykułu.
1. Czym się nie zajmuje biuro rachunkowe z Wrocławia?
Zanim wyjaśnimy, czym się zajmuje biuro księgowe, odpowiedzmy sobie, czym się nie zajmuje. Tym samym uprzedzimy wiele nieporozumień, które mogą się zrodzić na linii klient—księgowa.
Czym się nie zajmuje biuro księgowe?
- Nie zajmuje się tym, co nie zostało określone w umowie. Może brzmi to banalnie, ale wiele nieporozumień rodzi się właśnie za sprawą niedoprecyzowanych umów na linii biuro—klient. I tak, jeśli w umowie nie ma zapisu, że księgowa zajmuje się sprawami kadrowymi firmy, może odmówić wykonania tej usługi. Wtedy przedsiębiorca zostanie zmuszony do aneksowania umowy i zwiększenia wynagrodzenia księgowej albo zatrudni kadrową na etat w firmie.
- Nie podejmuje działań, które są nieetyczne i bezprawne. Biuro nie może wprowadzać w błąd urzędu skarbowego lub ZUS-u, podrabiać podpisów czy fałszować dokumentów. Księgowa powinna działać zgodnie z zasadami etyki zawodowej i respektować przepisy prawa oraz zasady współżycia społecznego. Oprócz tego — co wydaje się oczywistą oczywistością — nie może oszukiwać swojego klienta…
- Nie może udzielać porad prawnych. W celu ich uzyskania przedsiębiorca powinien udać się do adwokata, radcy prawnego czy doradcy podatkowego, którzy mają stosowne uprawnienia do udzielania tego typu porad. W przypadku gdy przedsiębiorca poradzi się księgowej, a potem wynikną z tego jakiekolwiek nieprawidłowości, to powołanie się przez niego na fakt, że działał zgodnie z wytycznymi biura, nie będzie czynnikiem łagodzącym skutki takich działań.
- Nie podejmują się ingerowania w decyzje inwestycyjne oraz tworzenie strategii biznesowych dla klienta.
Po pierwsze księgowa dostarcza jedynie dane finansowe, na podstawie których zarząd firmy podejmuje decyzje inwestycyjne. Po drugie te informacje finansowe, które przekazuje księgowa, posłużą później jako busola wskazująca kierunek rozwoju danej firmy i jej działań strategicznych. Tak więc rola biura ogranicza się jedynie do przekazania twardych danych, analizy, wymieniania plusów i minusów danych przedsięwzięć, a także doradztwa, jeśli to mieści się w zakresie jego kompetencji. Nie pełni zaś funkcji zarządczej i nie bierze odpowiedzialności za skutek tych decyzji.
2. Czym się zajmuje biuro rachunkowe z Wrocławia?
Biuro księgowe zajmuje się zarówno obsługą osób prywatnych, które szukają pomocy chociażby w rozliczeniu PIT-u, jak i jednoosobowych działalności, a także małych, średnich i dużych firm, które nie chcą tworzyć wewnętrznego działu księgowego, ale wolą zlecić ten obowiązek podmiotom zewnętrznym.
Jakie usługi oferują więc biura rachunkowe z Wrocławia?
- Rozliczanie ryczałtu ewidencjonowanego. Jest to najprostsza forma opodatkowania, w której księguje się wyłącznie przychody z działalności gospodarczej. W ramach tej usługi biuro księgowe prowadzi ewidencję przychodów, wykaz wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych, a także przechowuje dowody zakupu towarów. Wysokość podatku waha się tutaj od 2 do 17%. Oto lista zawodów i branż, które mogą skorzystać z tej formy rozliczeń.
- Prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów. Chociaż jest to nadal uproszczona forma księgowania, jest bardziej funkcjonalna niż ryczałt ewidencjonowany. Najczęściej korzystają z niej małe i średnie firmy, których przychód nie przekroczył w minionym roku 2 mln euro. Za jej sprawą można księgować nie tylko faktury sprzedażowe, ale także faktury kosztowe. Jeśli prowadzi ją biuro księgowe, to dokumentacja jest przechowywana w miejscu, gdzie księga przychodów i rozchodów jest prowadzona, a w firmie rejestrowana jest tylko ewidencja sprzedaży.
- Prowadzenie ksiąg handlowych. Te księgi to bardzo precyzyjne narzędzie księgowe, w którym zestawia się wszystkie zdarzenia gospodarcze, jakie miały miejsce w firmie, aby poddać je analizie i wyłapać te szczeliny, przez które wycieka gotówka z przedsiębiorstwa. Z ksiąg handlowych, zwanych pełną księgowością, są zobowiązane korzystać zarówno spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne oraz kapitałowe, jak i osoby fizyczne oraz inne spółki, które przekroczą roczny limit wynoszący 2 mln euro.
- Obsługa kadrowo-płacowa. Specjalista do spraw kadr i płac zajmuje się przede wszystkim zarządzaniem ludzkim potencjałem firmy. Do obsługi kadrowej zaliczamy takie czynności, jak: obsługa BHP, sporządzanie umów (o pracę, o dzieło lub zlecenie), przygotowanie świadectwa pracy, redukcję zatrudnienia i rekrutację pracowników, rejestrację pracowników w ZUS-ie czy prowadzenie akt osobowych. Z kolei do obsługi płacowej zaliczamy między innymi: sporządzanie deklaracji PIT, naliczanie i wypłatę wynagrodzeń, sporządzanie listy płac czy obliczanie składek ZUS.
3. Dlaczego warto wynająć biuro rachunkowe z Wrocławia?
Zazwyczaj przedsiębiorcy, szczególnie ci, którzy zaczynają przygodę z biznesem, szukają oszczędności wszędzie tam, gdzie się da. Tym samym ich wysiłki w celu ograniczenia wydatków dotykają także sfery księgowości.
Niekiedy przedsiębiorcy samodzielnie zajmują się pełną księgowością, co na początku wydaje się strzałem w dziesiątkę i łatwym sposobem na duże oszczędności. Z prawnego punktu widzenia mogą sobie na to pozwolić, gdyż prowadzenie samodzielnej księgowości nie jest opatrzone żadnymi obostrzeniami formalnymi.
Niestety ten świetny — ich zdaniem — pomysł szybko okazuje się kulą u nogi, gdyż aby sprostać wymaganiom rachunkowo-podatkowym, nie wystarczy raz opanować rzemiosła księgowego, ale trzeba nieustannie się szkolić i zgłębiać przepisy, które rodzą się szybciej niż noworodki w Polsce.
Brak czasu na nieustanne studia sprawia, że przedsiębiorcy wynajmują biuro księgowe i zlecają mu prowadzenie swojej księgowości, a sami zajmują się tym, co lubią, chcą i czego pragną, czyli rozwojem swojej firmy.
Jakie korzyści zyska przedsiębiorca wynajmujący biuro księgowe?
- Bezpieczeństwo: wszelkie formalności zostaną załatwione w terminie i rzetelnie, zgodnie z przepisami, a jeśli nawet pojawi się jakiś kosztowny błąd, to zostanie pokryty z polisy OC biura.
- Oszczędność czasu: przedsiębiorca swój bezcenny czas spożytkuje na rozwój firmy, a nie zajmowanie się księgowością i szkoleniami związanymi ze zmianami w rachunkowości i prawie podatkowym — tym zajmie się jego księgowa.
- Wsparcie: biuro pomoże przedsiębiorcy w czasie kontroli skarbowej i będzie kontaktować się z urzędami, żeby rozwiązać zaistniałe problemy.
- Redukcja stresu: świadomość, że finanse firmy znajdują się w fachowych rękach, sprawi, że przedsiębiorca będzie spokojnie przesypiał noce.
- Doradztwo finansowe: pracownicy biura doradzą, jakie podjąć strategiczne działania biznesowe, aby zoptymalizować finanse firmy.
- Zmniejszenie kosztów: wynajęcie biura księgowego okaże się mniejszym kosztem niż zatrudnienie księgowej na etat.
4. Czy przedsiębiorca wynajął biuro rachunkowe z Wrocławia?
Gdy Marek tonął w fakturach, postanowił scedować obowiązek księgowy na kogoś innego.
Rozważał dwa warianty wyboru:
- zatrudnienie księgowej w swojej firmie na etat;
- wynajęcie biura księgowego.
Następnie przeanalizował wszystkie za i przeciw, obliczył, ile oba warianty będą kosztować, i wyszło mu jak na dłoni, że wynajęcie biura rachunkowego EKONOMICUS z Wrocławia okaże się znaczenie tańsze niż zatrudnienie księgowej na etat!
